Fachlich ausgebildete Pädagoginnen und Pädagogen wählen im Auftrag der Medienzentren aus einem großen Markt von Medienangeboten Bildungsmedien aus, die für den Unterricht zu empfehlen sind.

Für die zentrale Verwaltung dieser Bildungsmedien sowie der entsprechenden Metadaten bzw. für den Medienverleih wird eine „Medienverwaltungsdatenbank“ verwendet. Durch die Kooperation der Medienzentren konnte bereits vor Jahren eine einheitliche österreichische Datenbankanwendung entwickelt werden. Diese Zusammenarbeit entspricht den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit und garantiert den optimalen finanziellen und personellen Ressourceneinsatz in allen Bundesländern.

Organisatorisch ähnliche Workflows vermindern durch die gemeinsam entwickelten Standards die Arbeitsaufwände in den einzelnen Medienzentren. Gleichzeitig gibt es aber nach wie vor die Möglichkeit, spezifische Anforderungen einzelner Bundesländer nicht außen vorlassen zu müssen. Die Gratwanderung nach dem Motto „so allgemein wie möglich, so spezifisch wie nötig“ wird durch den tief verwurzelten Kooperationsgedanken der Medienzentren jedoch beispielhaft gemeistert.